AVG, reflexintegratie, privacyreglement

PRIVACYREGLEMENT

De Ronde Aarde

Inleiding

De praktijkeigenaar vindt het belangrijk dat de privacy van cliënten van De Ronde Aarde goed is geborgd. Dit privacyreglement beschrijft hoe er bij De Ronde Aarde omgegaan wordt met uw persoonsgegevens, waaronder medische gegevens.

Als u vragen heeft over het privacyreglement kunt u hiermee terecht bij de praktijkeigenaar. Ook kunt u een e-mail sturen naar info@derondeaarde.nl of telefonisch contact opnemen met de praktijk via het nummer 075-6153891.

Artikel 1 Definities

In dit privacyreglement wordt aan onderstaande begrippen de navolgende betekenis gegeven:

Gegevens de gegevens die betrekking hebben op een persoon

Praktijk De Ronde Aarde, verwerkingsverantwoordelijke

Cliënt een cliënt van de praktijk

Verwerking een bewerking of geheel van bewerkingen met betrekking tot gegevens of geheel van gegevens al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens (artikel 4 lid 2 Algemene Verordening Gegevensbescherming)

Artikel 2 Toepasselijkheid

Dit privacyreglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door de praktijk die betrekking hebben op cliëntenzorg en nakoming van de behandelovereenkomst.

Artikel 3 Doelen

De praktijk kan de gegevens verwerken voor de volgende doelen:

het verlenen van zorg en begeleiding;
het declareren van verleende zorg en begeleiding bij de cliënt of zorgverzekeraar;
ten behoeve van kwaliteitsdoeleinden;
wetenschappelijk onderzoek.

Artikel 4 De gegevensverwerking

Om goede zorg te kunnen verlenen worden gegevens over de behandeling vastgelegd in een dossier. Uw behandelaar heeft wettelijk een dossierplicht. De behandelingsovereenkomst vormt de grondslag voor het mogen verwerken van de gegevens. Alleen uw behandelaar en anderen die rechtstreeks betrokken zijn bij uw zorgvraag hebben toegang tot de gegevens voor zover dat nodig is om goede zorg te kunnen verlenen. Daarnaast worden de gegevens gebruikt om de verleende zorg te kunnen declareren.
Als zorgaanbieder is de praktijk wettelijk verplicht te zorgen voor systematische bewaking van de kwaliteit van de geboden zorg. De gegevens kunnen daarvoor worden gebruikt. De behandelaar zal daarbij niet meer gegevens verwerken dan nodig is. Ook worden gegevens daar waar mogelijk gepseudonimiseerd of geanonimiseerd zodat deze niet (direct) herleidbaar zijn tot individuele personen.
Als de behandelaar uw gegevens gebruikt voor wetenschappelijk onderzoek zal hiervoor voorafgaand om uw toestemming worden gevraagd, tenzij dat niet mogelijk blijkt en de wet toestaat dat de gegevens zonder toestemming van de cliënt worden gebruikt. De t zal in beide gevallen niet meer gegevens verwerken dan nodig is. Ook worden gegevens daar waar mogelijk gepseudonimiseerd of geanonimiseerd zodat deze niet (direct) herleidbaar zijn tot individuele personen.
Zorgverzekeraars met wie de praktijk een overeenkomst heeft controleren of gedeclareerde zorg rechtmatig is verleend. Zij kunnen in het kader van materiële controle inzage verlangen in dossiers. De praktijk is gehouden om hieraan medewerking te verlenen.
Uw gegevens worden niet met derden gedeeld, tenzij sprake is van een van de hiervoor genoemde situaties of als u ons hiervoor schriftelijk toestemming heeft gegeven.

Artikel 5 Beschrijving van de gegevens

De navolgende gegevens kunnen worden verwerkt:

naam
adres/contactgegevens
geboortedatum
geslacht
BSN nummer, ID soort en ID nummer
naam zorgverzekeraar en polisnummer
medische gegevens
naam huisarts/andere zorgverleners
gegevens van de ouder(s)/wettelijk vertegenwoordiger
naam school en leerkracht, leerjaar
taal indien er sprake is van meertaligheid

Artikel 6 Rechten

Als cliënt heeft u het recht te weten dat gegevens over u worden verwerkt. De behandelaar informeert u daarover in algemene zin door middel van dit privacyreglement en in specifieke gevallen, bijvoorbeeld als een brief aan de huisarts wordt gestuurd over de voortgang of einde van de behandeling.
U heeft als cliënt het recht op inzage in uw gegevens. Ook kunt u een kopie opvragen van het dossier waarin uw gegevens staan. De behandelaar neemt een verzoek tot inzage of kopie zo snel als mogelijk in behandeling. Een kopie wordt bij voorkeur ‘in handen’ gegeven, waarbij u zich dient te legitimeren met een geldig identiteitsbewijs. Deze voorzorgsmaatregel is om te voorkomen dat uw gegevens bij onbevoegden terechtkomen. Ook biedt het persoonlijk overhandigen de mogelijkheid om eventuele vragen te beantwoorden.
U heeft als cliënt het recht om rectificatie te verzoeken als sprake is van een onjuist- en/of onvolledigheid in uw gegevens. De behandelaar zal eventuele onjuist- en/of onvolledigheden zo snel als mogelijk aanpassen.
Als u gegevens wilt laten vernietigen kunt u daartoe een schriftelijk verzoek indienen. Indien het om medische gegevens gaat, dient u zo mogelijk de beweegredenen te vermelden. De behandelaar beoordeelt binnen drie maanden na het verzoek of tot vernietiging wordt overgegaan. Als er een zwaarwegende reden is om het verzoek niet in te willigen, bijvoorbeeld als het informatie betreft die van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de cliënt, kan besloten worden om niet tot vernietiging over te gaan. Als uw verzoek wordt afgewezen doen is dat inclusief motivatie.
U kunt als cliënt een verklaring laten toevoegen aan uw dossier. U kunt deze verklaring aan uw behandelaar overhandigen zodat dit aan uw dossier kan worden toegevoegd.
Bij het uitoefenen van rechten als beschreven in dit artikel geldt ten aanzien van minderjarigen en onder curatele gestelde personen het volgende:

Betreft het een minderjarige tot 12 jaar dan worden de rechten door de wettelijk vertegenwoordiger, doorgaans zijn dit de ouders, uitgeoefend;
Betreft het een minderjarige in de leeftijd van 12 tot en met 15 jaar dan worden de minderjarige en diens wettelijke vertegenwoordiger uitgeoefend;
Betreft het een minderjarige vanaf 16 jaar dan kan de minderjarige zelf de rechten uitoefenen;
Betreft het een persoon die onder curatele is gesteld dan worden de rechten door de wettelijk vertegenwoordiger uitgeoefend.

Artikel 7 Bewaartermijn

Het dossier met behandelinformatie wordt gedurende vijftien jaar na afloop van de behandelingsovereenkomst bewaard, tenzij goed zorgverlenerschap met zich meebrengt dat de gegevens langer worden bewaard.
Voor dossiers met behandelinformatie van minderjarige personen geldt dat de bewaartermijn van vijftien jaar begint te lopen vanaf de leeftijd van 18 jaar.
In andere gevallen dan in dit artikel vermeld worden gegevens niet langer bewaard dan nodig is voor het doel.
Uitzondering op het voorgaande in dit artikel is van toepassing als op uw uitdrukkelijk schriftelijk verzoek gegevens zijn vernietigd.

Artikel 8 Geheimhouding

De behandelaar gaat vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om. Dit betekent dat gegevens niet aan derden worden verstrekt behoudens de hierna genoemde uitzonderingen. Ook externe partijen die de praktijk inschakelt ten behoeve van specifieke activiteiten, zoals bijvoorbeeld leveranciers van software, hebben een geheimhoudingsverplichting.

Uitzondering op de geheimhoudingsverplichting is uitsluitend mogelijk als:

u hiervoor schriftelijk toestemming heeft gegeven;
het verstrekken van de gegevens noodzakelijk is voor een goede zorgverlening en de ontvanger, bijvoorbeeld de huisarts, eveneens betrokken is bij de zorgvraag;
er zwaarwegende redenen zijn om het medisch beroepsgeheim te doorbreken, bijvoorbeeld als sprake is van een noodtoestand in de zin van een conflict van plichten of bij signalen die wijzen op kindermishandeling en/of huiselijk geweld; of
de behandelaar daartoe gehouden is op grond van een wettelijke verplichting of in een kracht van gewijsde gegane rechterlijke uitspraak.

Artikel 9 Informatiebeveiliging

Bij De Ronde Aarde worden alle passende technische en organisatorische maatregelen die redelijkerwijs mogelijk zijn om de beveiliging van uw gegevens te waarborgen, genomen.

Artikel 10 Verantwoordelijke gegevensbescherming

Bij De Ronde Aarde is de praktijkeigenaar de Verantwoordelijke Gegevensbescherming.
De Verantwoordelijke Gegevensbescherming heeft tot taak binnen de praktijk toezicht te houden op de gegevensverwerking en naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, en is daarbij de eerste aanspreekspersoon.

Artikel 11 Wijzigingen

De praktijk kan het privacyreglement eenzijdig aanpassen, bijvoorbeeld als de wetgeving wijzigt. De praktijkeigenaar zal u in dat geval via de website www.derondeaarde.nl informeren.

Artikel 12 Klachten

Hoewel de praktijkeigenaar al het nodige doet om uw privacy te borgen kan het zijn dat u niet tevreden bent over de wijze waarop uw gegevens worden verwerkt. Als u een klacht heeft kunt u dit bespreken met de praktijkeigenaar. Telefonisch 075-6153891, per e-mail info@derondeaarde.nl of schriftelijk t.a.v. Daniëlle van Vliet, praktijkhouder, Industrieweg 1a (kmr 10), 1521 NA Wormerveer.

Het staat u te allen tijde vrij om uw klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens in te dienen.

Versie d.d. 26 mei 2018